Edustusmenot verotuksessa – milloin kokouskulut, henkilöstöjuhlat ja edustuskulut ovat vähennyskelpoisia?
Asiakaslounas, henkilöstön kesäjuhlat, yhteistyökumppanin kanssa käyty neuvottelu tai yrityksen avajaiset – kaikki nämä voivat näyttää kirjanpidossa samankaltaisilta kuluilta, mutta verotuksessa niiden käsittely voi olla täysin erilainen.
Yrityksen tarjoiluun, tilaisuuksiin ja asiakastapaamisiin liittyvät kulut voivat verotuksessa kuulua useisiin eri ryhmiin. Erityisesti edustusmenot verotuksessa aiheuttavat usein epäselvyyttä, koska niiden vähennysoikeus poikkeaa monista muista liiketoiminnan kuluista.
Virheellinen luokittelu voi johtaa arvonlisäveron vähennysoikeuden menettämiseen tai virheisiin verotuksessa.
Tässä artikkelissa käymme läpi, miten kokouskulut, henkilöstötilaisuudet, suhdetoimintakulut ja edustusmenot eroavat toisistaan sekä milloin kulut ovat yritykselle vähennyskelpoisia tuloverotuksessa ja arvonlisäverotuksessa.
Artikkelin sisältö:
-
Kulujen luokittelu
-
Miten kulut luokitellaan? Yksinkertainen päätöspuu
-
Sisäiset henkilöstöpalaverit
-
Henkilöstöjuhlat
-
Kokous- ja neuvottelukulut
-
Suhdetoimintakulut
-
Edustuskulut
-
Rajanveto
-
Sekatilanteet
-
Dokumentointi ja tositteet
-
Epäselvä tilanne? Kysy asiantuntijalta!
-
Lisätietoa aiheesta
1. Kulujen luokittelu
Yrityksen kokous‑ ja tarjoilukuluja käsitellään verotuksessa eri tavoin sen mukaan kenelle tilaisuus on tarkoitettu ja mikä sen tarkoitus on.
Keskeinen rajanveto tehdään seuraavien kululajien välillä:
- Sisäiset henkilöstöpalaverit
- Henkilöstön virkistys‑ ja juhlatilaisuudet
- Kokous‑ ja neuvottelukulut ulkopuolisten kanssa
- Suhdetoimintakulut (PR ja sidosryhmätilaisuudet)
- Edustuskulut (asiakkaiden tai muiden ulkopuolisten kestitseminen)
Käsittely kirjanpidossa, arvonlisäverotuksessa ja tuloverotuksessa riippuu tästä luokittelusta.
Kululuokkien ero
Kululaji Kohderyhmä ALV Tuloverotus
henkilöstöpalaverit henkilöstö vähennys 100 %
henkilöstöjuhlat henkilöstö vähennys 100 %
kokous / neuvottelu asiakas + liiketoimi vähennys 100 %
suhdetoiminta sidosryhmät / julkisuus vähennys 100 %
edustus yksittäiset liikesuhteet ei vähennystä 50 %
Tilaisuuden luonne ratkaistaan kokonaisarvioinnilla, eikä yksittäinen tekijä yksin ratkaise asiaa. Edustusmenot verotuksessa eroavat monista muista yrityksen kuluista, koska niiden vähennyskelpoisuutta on rajoitettu. Siksi on tärkeää arvioida tilaisuuden tarkoitus, osallistujat ja luonne, jotta kulut kirjataan oikein joko edustusmenoiksi, kokouskuluiksi, henkilöstökuluiksi tai markkinointikuluiksi.
2. Miten kulut luokitellaan? Yksinkertainen päätöspuu
Kokous-, markkinointi- ja edustuskulujen rajanveto voi olla käytännössä haastavaa. Luokittelu perustuu kuitenkin yleensä kolmeen kysymykseen: ketkä osallistuvat, mikä on tilaisuuden tarkoitus ja millainen tilaisuus on luonteeltaan.
Seuraava yksinkertainen päätöspuu auttaa arvioimaan kulun luonnetta:
- Keihin tilaisuus kohdistuu?
- Omaan henkilöstöön
→ yleensä henkilöstökulu (esim. virkistys- tai henkilöstötilaisuus) - Laajalle asiakasjoukolle tai yleisölle
→ yleensä markkinointi- tai PR-kulu - Tietylle asiakkaalle tai yhteistyökumppanille
→ siirry kohtaan 2
- Mikä on tilaisuuden pääasiallinen tarkoitus?
- Liikeneuvottelu, koulutus tai työasia
→ yleensä neuvottelu- tai kokouskulu - Liikesuhteen ylläpito tai vieraanvaraisuus
→ siirry kohtaan 3
- Millainen on tilaisuuden luonne?
- Tavanomainen kokoustarjoilu (esim. kahvi tai lounas)
→ usein neuvottelukulu - Vieraanvarainen kestitseminen, illallinen tai ohjelmallinen tilaisuus
→ yleensä edustusmeno
Tilaisuuden luonne ratkaistaan kokonaisarvioinnilla, eikä yksittäinen tekijä (esim. kutsuvieraat tai tarjoilu) yksin ratkaise asiaa.
3. Sisäiset henkilöstöpalaverit
Tyypillinen sisältö
- henkilöstöpalaverit
- osastokokoukset
- johtoryhmän kokoukset
- koulutus‑ tai suunnittelupalaverit
- kahvi‑ tai ruokatarjoilu palaverin yhteydessä
Esimerkki
Yritys järjestää kuukausittaisen henkilöstöpalaverin, jossa käydään läpi myyntituloksia, tulevia projekteja ja työtehtävien organisointia. Palaverin yhteydessä tarjotaan osallistujille kahvia, virvokkeita ja lounas.
Kyseessä on henkilöstön sisäinen työpalaveri, joten kulut käsitellään henkilöstöön liittyvinä kokouskuluina.
Kirjanpito
Kulut kirjataan esimerkiksi tilille:
7010 Sisäiset palaverit ja henkilöstöjuhlat
(vaihtelee tilikartan mukaan)
Tälle tilille kirjataan henkilöstön sisäisiin palavereihin liittyvät tarjoilu‑ ja tilakulut, kun tilaisuus on työhön liittyvä kokous.
Arvonlisävero
ALV on vähennyskelpoinen (kunhan on alv-erittelyn sisältävä tosite), koska kulut liittyvät yrityksen liiketoimintaan.
Tuloverotus
Kulut ovat kokonaan vähennyskelpoisia tulonhankkimismenoja.
4. Henkilöstöjuhlat
Tyypillinen sisältö
- pikkujoulut
- kesäjuhlat
- tilinpäätösjuhlat
- henkilöstöpäivät
- virkistystapahtumat
Esimerkki
Yritys järjestää henkilöstölleen kesäjuhlan ravintolassa. Tilaisuuteen osallistuvat kaikki työntekijät, ja ohjelmaan kuuluu ruokailu sekä yhteistä virkistystoimintaa.
Tilaisuus katsotaan henkilöstön virkistystilaisuudeksi, koska se on tarkoitettu henkilöstölle ja järjestetty työhyvinvoinnin sekä yhteishengen edistämiseksi.
Kirjanpito
Esimerkiksi:
7010 Sisäiset palaverit ja henkilöstöjuhlat
(vaihtelee tilikartan mukaan)
Tälle tilille kirjataan henkilöstön sisäisiin virkistys- ja juhlatapahtumiin liittyvät tarjoilu‑ ja tilakulut. Alkoholi on tavallista tällaisissa tilaisuuksissa, eikä se yksinään muuta kulun luonnetta. Tärkeää on, että tilaisuus on tavanomainen ja kohtuullinen ja tarkoitettu koko henkilöstölle tai ainakin jollekin henkilöstöryhmälle (esim. eri toimipisteiden omat).
Arvonlisävero
ALV on vähennyskelpoinen (kunhan on alv-erittelyn sisältävä tosite), jos tilaisuus katsotaan henkilöstön virkistystoiminnaksi eikä yksityiseksi kulutukseksi.
Tuloverotus
Kulut ovat kokonaan vähennyskelpoisia, koska ne liittyvät henkilöstöetuihin ja työhyvinvointiin.
Työntekijälle ei yleensä synny veronalaista etua, jos tilaisuus on:
- tavanomainen
- koko henkilöstölle tarkoitettu
- kohtuullinen kustannuksiltaan
5. Kokous‑ ja neuvottelukulut
Tyypillinen sisältö
- asiakasneuvottelut
- asiantuntijatapaamiset
- yhteistyökumppanipalaverit
- sopimusneuvottelut
- hallituksen kokoukset
- tavanomainen kahvi‑ tai ruokatarjoilu kokouksen yhteydessä
Esimerkki
Yritys järjestää asiakkaan kanssa neuvottelun toimistolla ja tarjoaa osallistujille lounaan kokouksen yhteydessä. Tilaisuuden pääasiallinen tarkoitus on liikeneuvottelu, joten kyseessä on kokous- ja neuvottelukulu.
Kirjanpito
Esimerkiksi:
8650 Kokous‑ ja neuvottelukulut
(vaihtelee tilikartan mukaan)
Tälle tilille kirjataan kokous‑ ja neuvottelutilaisuuksien tarjoilu‑ ja tilakulut, kun kyse ei ole edustamisesta. Jos tilaisuuden pääasiallinen tarkoitus on liikeneuvottelu, kulut ovat neuvottelukuluja. Alkoholin tarjoaminen ei automaattisesti tee kulusta edustuskulua, mutta runsas kestitseminen voi vaikuttaa tilaisuuden luonteen arviointiin.
Arvonlisävero
ALV on vähennyskelpoinen (kunhan on alv-erittelyn sisältävä tosite), jos tilaisuus liittyy yrityksen liiketoimintaan.
Tuloverotus
Kulut ovat kokonaan vähennyskelpoisia tulonhankkimismenoja.
6. Suhdetoimintakulut
Suhdetoiminta tarkoittaa yrityksen maineen, tunnettuuden tai sidosryhmäsuhteiden ylläpitämistä, ei yksittäisten liikesuhteiden kestitsemistä. Suhdetoimintakulut rinnastetaan usein markkinointi‑ tai myynninedistämiskuluihin (PR- ja sidosryhmätilaisuudet).
Tyypillinen sisältö
- lehdistötilaisuudet
- yritysvierailut (esim. opiskelijaryhmä, viranomaiset, yhteistyökumppanit)
- yrityksen avajaiset
- tiedotustilaisuudet
- sponsorointiin liittyvät tapahtumat
Esimerkki
Yritys järjestää uusien toimitilojensa avajaistilaisuuden, johon kutsutaan asiakkaita, yhteistyökumppaneita, paikallisia päättäjiä, median edustajia ja muita sidosryhmiä. Tilaisuudessa esitellään yrityksen toimintaa ja tarjotaan kahvia sekä pientä purtavaa.
Tilaisuuden tarkoituksena on yrityksen tunnettuuden lisääminen ja sidosryhmäsuhteiden ylläpito, eikä yksittäisten asiakkaiden kestitseminen.
Kirjanpito
Esimerkiksi:
8250 Suhdetoimintakulut
(vaihtelee tilikartan mukaan)
Tilille kirjataan esimerkiksi yrityksen julkisen kuvan luomisesta tai ylläpitämisestä aiheutuneet kulut, kuten tiedotustilaisuuksista ja yritysvierailuista aiheutuneet menot.
Arvonlisävero
Arvonlisävero on vähennyskelpoinen, jos kulut liittyvät yrityksen liiketoiminnan markkinointiin tai näkyvyyteen.
Tuloverotus
Kulut ovat 100 % vähennyskelpoisia, jos ne liittyvät liiketoiminnan harjoittamiseen ja tulon hankkimiseen.
7. Edustuskulut
Tyypillinen sisältö
- asiakkaiden kestitseminen esim. ravintolassa
- kutsuvierastilaisuudet
- asiakasillalliset
- asiakasviihde
- edustuslahjat
- edustusmatkat
Esimerkki
Yrityksen toimitusjohtaja vie potentiaalisen asiakkaan illalliselle keskustellakseen tulevasta yhteistyöstä. Kyseessä on edustusmeno.
Kirjanpito
Kulut kirjataan esimerkiksi tilille:
7990 Edustuskulut
(vaihtelee tilikartan mukaan)
Tilille kirjataan liikesuhteiden luomiseen tai ylläpitämiseen liittyvät edustuskulut, jotka kohdistuu yrityksen ulkopuolisiin henkilöihin.
Arvonlisävero
ALV on kokonaan vähennyskelvoton edustuskuluista.
Tuloverotus
Edustuskulut ovat 50 % vähennyskelpoisia elinkeinotulon verotuksessa.
8. Rajanveto
Suurin käytännön haaste on rajanveto kokous‑ ja neuvottelukulujen, suhdetoimintakulujen sekä edustuskulujen välillä.
Rajanveto riippuu mm.:
- tarjoilun luonteesta
- tilaisuuden tarkoituksesta
- osallistujista.
Tarjoilujen merkitys
1. Tavanomainen tarjoilu
Esimerkiksi:
- kahvi ja pulla
- kevyt buffet
- virvoitusjuomat
→ edelleen suhdetoimintaa / markkinointia TAI kokous/neuvottelua
2. Runsas tarjoilu tai alkoholi
Jos tarjoilu muuttuu selvästi kestitsemiseksi:
- illallinen
- merkittävä alkoholitarjoilu
- kutsuvierastilaisuus rajatulle asiakasjoukolle
→ tilaisuus voi muuttua edustukseksi.
Tilaisuuden tarkoitus ja luonne
- Liikeneuvottelut → kokous/neuvottelu
- Markkinointi / maine / näkyvyys / tiedottaminen → suhdetoiminta
- Liikesuhteen kestitseminen → edustus
Yksinkertaistettuna voidaan todeta, että jos tilaisuuden pääasiallinen tarkoitus on liikeneuvottelu tai markkinointi, kulut ovat yleensä kokonaan vähennyskelpoisia. Jos tilaisuuden pääasiallinen tarkoitus on liikesuhteen ylläpitämiseen liittyvä kestitseminen, kulut käsitellään edustuskuluina.
9. Sekatilanteet
Jos tilaisuuteen osallistuu sekä henkilöstöä että ulkopuolisia, kulut voidaan joutua jakamaan esimerkiksi seuraavasti:
- henkilöstön osuus → henkilöstökulu / virkistyskulut
- asiakkaiden osuus → edustuskulut
Tällöin esimerkiksi:
- henkilöstön kulut → ALV vähennyskelpoinen
- asiakkaiden kulut → ALV ei vähennyskelpoinen.
10. Dokumentointi
Kun yritys maksaa kokous‑ tai tarjoilukuluja tai järjestää jonkin tilaisuuden, on tärkeää dokumentoida kirjanpitoon:
- tilaisuuden tarkoitus
- tilaisuuden liiketoiminnallinen yhteys ja luonne / ohjelma (kokous, koulutus, juhla, edustus)
- osallistujaryhmä (henkilöstö / asiakkaat / muut sidosryhmät)
- osallistujaluettelo
Näiden perusteella osataan käsitellä alv oikein, ja kulut voidaan kirjata oikein esimerkiksi (vaihtelee tilikartan mukaan):
- 7010 Sisäiset palaverit ja henkilöstöjuhlat
- 7990 Edustuskulut
- 8250 Suhdetoimintakulut
- 8650 Kokous‑ ja neuvottelukulut
11. Epäselvä tilanne? Kysy asiantuntijalta!
Kokouskulujen, henkilöstötilaisuuksien ja edustuskulujen rajanveto ei ole aina yksiselitteinen. Virheellinen käsittely voi johtaa arvonlisäveron vähennysoikeuden menettämiseen tai tarpeettomiin veroriskeihin. Jos olet epävarma kulun oikeasta käsittelystä, kannattaa asia selvittää ennen kirjaamista tai jopa ennen kulun syntymistä.
Tilitoimistomme asiantuntijat auttavat arvioimaan kulujen oikean verokohtelun ja kirjanpitokäsittelyn.
Ota yhteyttä, niin varmistetaan yhdessä kulujen oikea käsittely jo ennen kirjaamista.
Artikkelin sisältö perustuu Verohallinnon ohjeisiin sekä julkaisuhetkellä voimassa olevaan verolainsäädäntöön.
Artikkelin kirjoittaja:
Marjut Wallin
asiakas- ja palveluvastaava, talousasiantuntija, KLT, BA
Satakunnan Yritystili Oy
12. Lisätietoa aiheesta
Jos haluat tutustua aiheeseen tarkemmin, löydät lisätietoa seuraavista lähteistä:
- Verohallinto, Arvonlisäverovelvollisen opas:
https://www.vero.fi/syventavat-vero-ohjeet/ohje-hakusivu/335806/arvonlis%C3%A4verovelvollisen-opas/
- Tilisanomat, Virkistystilaisuudet tulo‑ ja arvonlisäverotuksessa:
https://tilisanomat.fi/verotus/virkistystilaisuudet-tulo-ja-arvonlisaverotuksessa
- Verohallinto, Edustusmenot tuloverotuksessa:
https://www.vero.fi/syventavat-vero-ohjeet/ohje-hakusivu/48743/edustusmenot-tuloverotuksessa2/
- Verohallinto, Markkinointi‑ ja edustustilaisuudet arvonlisäverotuksessa:
- Verohallinto, Henkilökuntaedut verotuksessa:
https://www.vero.fi/syventavat-vero-ohjeet/ohje-hakusivu/62486/henkilokuntaedut-verotuksessa9/
- Verohallinto, Arvonlisäveron vähennysoikeudesta:
***
Satakunnan Yritystili Oy on Satakunnan alueella toimiva auktorisoitu tilitoimisto, jonka omistaa Satakunnan Yrittäjät ry. Satakunnan Yritystili Oy palvelee asiakkaitaan kaikissa taloushallintoon liittyvissä kysymyksissä.
Etkö ole vielä asiakkaamme, mutta kiinnostuit palveluistamme?
Ota yhteyttä tai jätä tarjouspyyntö.