Matkalasku ja työmatkakustannusten korvaukset

Työnantajan on mahdollista maksaa palkansaajalle tietyissä tilanteissa ja tiettyjen kriteereiden täyttyessä verovapaita matkakustannusten korvauksia, jotka ovat aiheutuneet palkansaajan työmatkasta. Näitä ovat matkustamiskustannusten korvaus, päiväraha, ateriakorvaus ja majoittumiskorvaukset. Palkansaajan matkaa kotoa hänen varsinaiselle työpaikalleen ei kuitenkaan pidetä työmatkana. Yksinkertaisuudessaan työmatkalla tarkoitetaan tilapäistä matkaa, jonka palkansaaja tekee työtehtäviensä vuoksi.

Korvausten maksamisen yhtenä edellytyksenä on se, että palkansaajalla on esittää työmatkasta aiheutuneista kustannuksista selvitys, eli toisin sanoen matkalasku. Ilman asianmukaista matkalaskua korvauksia ei voida palkansaajalle verovapaasti maksaa. Matkalaskun vaatimuksesta on säädetty ennakkoperintäasetuksessa. Tärkeää on huomata myös se, että verovapaat kilometrikorvaukset, päivärahat ja ateriakorvaukset tulee ilmoittaa tulorekisteriin maksukuukautta seuraavan kuukauden viidenteen päivään mennessä.

Verohallinnon syventävästä ohjeesta Työmatkakustannusten korvaukset verotuksessa löytyvät ne asiat, jotka matkalaskusta on löydyttävä. Matkalaskusta tulee ensinnäkin käydä ilmi matkan tarkoitus sekä kohde osoitetietoineen. Tarvittaessa myös matkareitti tulee merkitä. Lisäksi matkalaskuun tulee merkitä työmatkan alkamis- ja päättymisajankohdat päivämäärineen ja kellonaikoineen sekä tieto matkustamistavasta (eli matkaan käytetty kulkuneuvo). Näiden lisäksi niihin matkalaskuihin, joissa työmatka suuntautuu ulkomaille, merkitään maa tai alue, jossa matkavuorokausi on päättynyt. On myös hyvä huomioida se, että jos palkansaaja on tehnyt työmatkan omalla autollaan, matkalaskuun on merkittävä selvitys ajetusta kilometrimäärästä sekä kilometrikorvauksen yksikköhinta.

Matkalaskun liitteeksi tulee laittaa kaikki työmatkaan liittyvät tositteet tai näiden puuttuessa allekirjoitettu selvitys kustannuksista. Mukaan liitettäviä tositteita ovat esimerkiksi mahdollinen hotellilasku, junaliput ja pysäköintimaksut. Matkalasku on mahdollista tehdä myös sähköisesti ja siinä voidaan hyödyntää sähköistä allekirjoitusta. Matkalaskun laatimiseen löytyy monia erilasia sovelluksia ja niitä kannattaa ehdottomasti hyödyntää. Tarvittaessa apua ja neuvoa voi pyytää omalta palkka-asiantuntijaltaan. Erityistä muotovaatimusta matkalaskulle ei siis ole, mutta sen tulee sisältää edellä mainitut tiedot.

>>Katso myös Verohallinnon päätös verovapaista matkakustannusten korvauksista vuonna 2024

 

Artikkelin kirjoittaja:
Minna-Mari Pohjanpalo
palkka-asiantuntija, PHT
Satakunnan Yritystili Oy

 

***

Satakunnan Yritystili Oy on Satakunnan alueella toimiva auktorisoitu tilitoimisto, jonka omistaa Satakunnan Yrittäjät ry. Satakunnan Yritystili Oy palvelee asiakkaitaan kaikissa taloushallintoon liittyvissä kysymyksissä.

Etkö ole vielä asiakkaamme, mutta kiinnostuit palveluistamme?
Ota yhteyttä tai jätä tarjouspyyntö.