Mitä lahjoja yritys voi antaa verovapaasti? – Vältä sudenkuopat ja hyödynnä vähennykset

Yrityksen antamat lahjat ovat usein tehokas tapa muistaa henkilöstöä, vahvistaa asiakas- ja yhteistyökumppanisuhteita sekä lisätä yrityksen tunnettuutta, ja verovapaat yrityslahjat kiinnostavat erityisesti joulun alla.

Lahjojen verotus- ja kirjanpitokäytännöt herättävät kuitenkin vuodesta toiseen kysymyksiä, eikä ihme; samanoloinen lahja voi olla toisessa tilanteessa täysin verovapaa, toisessa taas saajan veronalaista palkkaa tai yritykselle vähennyskelvotonta edustusmenoa.

 

Tässä artikkelissa kiteytetään kokonaisuus siitä, millaisia lahjoja yritys voi antaa henkilöstölle ja sidosryhmille niin, että myös vähennykset yrityksen verotuksessa ja kirjanpidossa menevät oikein.

 

Lahjat yritysmaailmassa – kolme pääkategoriaa

Lahjojen verokohtelu riippuu muun muassa lahjan luonteesta ja kohteesta, ja on tärkeää ymmärtää erilaisten lahjojen käsittely kirjanpidossa.

Yrityksen antamat lahjat jakautuvat kolmeen selkeään ryhmään:

1. Henkilöstölahjat
   Työntekijöille annetut lahjat, kuten merkkipäivälahjat ja joululahjat sekä muut pienet muistamiset.

2. Mainoslahjat
   Vähäarvoiset, massoille jaettavat logotuotteet ja muut markkinointimateriaalit.

3. Edustuslahjat
   Yksilölliset ja arvokkaammat lahjat, jotka on tarkoitettu liikesuhteiden hoitoon.

 

Henkilöstölahjat

Yrityksen henkilöstölle annettavat lahjat voidaan jakaa kahteen osaan: merkkipäivälahjoihin sekä muihin vähäisiin lahjoihin. Nämä lahjat voivat olla saajalleen verovapaita, kun ne ovat

• tavanomaisia,
• kohtuullisen arvoisia ja
• annetaan kollektiivisesti koko henkilöstölle tai henkilöstöryhmälle.

Lisäksi lahja ei saa olla rahaa eikä rahaan rinnastettava suoritus, kuten yleinen lahjakortti.

Muita keskeisiä rajoja henkilöstölle annettaville lahjoille käsitellään seuraavaksi tarkemmin merkkipäivälahjojen ja muiden lahjojen osalta.

 

Merkkipäivälahja

Merkkipäivälahjat voidaan jakaa kahteen osaan: työntekijän ja työnantajan merkkipäiviin.

• Merkkipäivälahja voi olla esimerkiksi erilaiset tavarat, palvelut tai tietyn tavaran tai palvelun ostoon oikeuttava lahjakortti.
• Merkkipäivällä tarkoitetaan tavanomaisia työntekijän ja työnantajan merkkipäiviä.
• Työntekijän tavanomaisia merkkipäiviä ovat esimerkiksi 40-, 50-, ja 60- vuotissyntymäpäivät, sekä työntekijän vihkimispäivä, pitkäaikaiseen palvelukseen perustuva merkkipäivä (10 vuotta tai enemmän) ja eläkkeelle siirtyminen.
• Työnantajan merkkipäiviä ovat yrityksen ikään liittyvät merkkipäivät (kymmen- ja satavuotismerkkipäivät).
• Yrityksen on noudatettava lahjojen antamisessa selkeää käytäntöä, joka koskee kollektiivisesti koko henkilökuntaa.
• Työntekijän merkkipäivän johdosta annetun lahjan kohtuullinen arvo on enintään työntekijän 1-2 viikon bruttopalkkaa vastaava määrä.
• Käsitellään lähtökohtaisesti verovapaana etuna edellytysten täyttyessä.
• Jos osakeyhtiössä työskentelee ainoastaan yhtiön omistaja, yhtiö ei voi antaa omistajalleen verovapaata merkkipäivälahjaa. 

 

Joululahjat ja muut lahjat

Työnantaja voi muistaa työntekijöitään merkkipäivälahjojen lisäksi myös muilla lahjoilla. Tällaisia lahjoja ovat esimerkiksi joululahjat, läksiäislahja, kesälahjat tai muut vähäiset huomionosoitukset.

• Annettava koko henkilöstölle tasapuolisesti.
• Itse lahjaan pätee osittain samat säännöt kuin merkkipäivälahjaan eli lahjoja voi olla esimerkiksi erilaiset tavarat, palvelut tai tietyn tavaran tai palvelun ostoon oikeuttava lahjakortti.
• Verovapaa, jos sen arvo on enintään 100 € henkilöä kohden.
• Jos työnantaja antaa työntekijöille joululahjoja sekä muita vähäisiä lahjoja vuodessa, näiden yhteenlaskettu arvo voi olla korkeintaan 100 euroa henkilöä kohden.

 

ALV ja kirjanpito henkilöstölahjoissa

• Arvonlisäveroa ei saa vähentää henkilöstölahjoista – riippumatta niiden luonteesta.
• Lahjat kirjataan henkilöstökuluihin.
• Verovapaat lahjat eivät ole palkkaa, eikä niitä ilmoiteta tulorekisteriin.

 

Mainos- ja sidosryhmälahjat

Asiakkaille ja muille sidosryhmille annettavat lahjat voivat olla mainoslahjoja tai edustuslahjoja. Näiden ero on verokäsittelyn kannalta ratkaiseva. Yhteistä mainoslahjoilla ja edustuslahjoilla on se, että niitä annetaan yrityksen ulkopuolisille tahoille kuten asiakkaille, toimittajille ja muille yhteistyökumppaneille.

 

Mainoslahjat

Mainoslahjat kohdistuvat esimerkiksi asiakkaille, yhteistyökumppaneille, messuvieraille, potentiaalisille asiakkaille.

Mainoslahjojen tulee olla:

• arvoltaan vähäisiä,
• laajalle joukolle jaettavia,
• luonteeltaan markkinointia (ei yksilöllistä valintaa).

Tyypillisiä mainoslahjoja ovat esimerkiksi yrityksen nimellä varustetut kynät, paidat, muistivihkot, juomapullot, pipot, kangaskassit.

 

Lisäksi muita yrityksen toiminnan laatuun ja laajuuteen nähden kohtuullisia lahjoja kuten kotitaloustavaroita ja koriste-esineitä voidaan pitää tavanomaisina mainoslahjoina. Alkoholituotteet eivät kuitenkaan Verohallinnon ohjeen mukaan ole tavanomaisia mainoslahjoja.

Mainoslahjan arvonlisäverollinen ostohinta saa olla enintään 50 € ja sen tulee olla laajalle yleisölle jaettu markkinointituote.

Verokohtelu:

• Mainoslahjan ALV:n saa vähentää, kunhan edellytykset täyttyvät.
• Mainoslahjat ovat yritykselle tuloverotuksessa täysin vähennyskelpoisia.

 

Edustuslahjat

Jos lahja on yksilöllisesti valittu tai arvokkaampi kuin 50 € ja kohdistuu tiettyyn asiakkaaseen tai liikekumppaniin, se luetaan edustuslahjaksi. Myös asiakkaalle tai liikekumppanille lahjana annettavat alkoholituotteet katsotaan edustuslahjaksi.

Edustuslahjat ovat lahjoja, jotka annetaan yrityksen liiketoimintaa edistävissä tarkoituksissa, kuten asiakassuhteiden ylläpitämiseksi.

Esimerkkejä edustuslahjoista ovat viinipullo, kalliimpi lahjapakkaus, yksilöllisesti valittu tavara.

Verokohtelu:

• Saajalle verovapaa.
• Yritykselle vain 50 % vähennyskelpoinen tuloverotuksessa.
• Arvonlisäveroa ei koskaan saa vähentää.

 

 

Lahjakortit – yrityslahjojen hankala erityislaji

Lahjakortit ovat yrityksille käteviä, mutta niiden verokohtelu on tiukasti rajattu.

Saajalleen verovapaana voidaan antaa vain yksilöity lahjakortti. Tällainen lahjakortti:

• on kohdistettu tiettyyn tuotteeseen, palveluun tai selkeään tuoteryhmään,
• ei vastaa rahaa eikä yleistä maksuvälinettä,
• ei ole saajan vapaasti valittavissa kaikista liikkeen tuotteista.

Esimerkkejä sallituista lahjakorteista:

• elokuvalippu
• kampaamopalvelua koskeva lahjakortti
• rajattu sarjalippu tai hierontalahjakortti.

Yleislahjakortti on aina palkkaa

Jos lahjakortilla voi ostaa mitä tahansa tuotetta liikkeestä tai verkkokaupasta, se on veronalaista palkkaa, riippumatta arvosta.

 

Lahjojen antamiseen liittyvä dokumentointi

Lahjat dokumentoidaan tosittein ja kirjataan kululajeittain (henkilöstö-, markkinointi-, edustusmenot). Dokumentoinnissa on siis syytä muistaa:

• tosite,
• lahjan arvo,
• saaja tai kohderyhmä,
• tarkoitus.

Erityisesti edustuslahjat on tärkeää erotella mainoslahjoista, sillä vähennysoikeudet eroavat merkittävästi.

 

Yhteenveto – milloin lahja on verovapaa ja milloin ei?

Verovapaa lahja:

• Henkilöstölle annettava tavanomainen ja kohtuullinen lahja (ei rahaa).
• Yksilöity lahjakortti.
• Vähäarvoinen mainoslahja.

Ei-vähennyskelpoinen ALV:

• Henkilöstölahjat.
• Kaikki edustuslahjat.

Tuloverotuksessa:

• Mainos- ja henkilöstölahjat ovat yleensä vähennyskelpoisia.
• Edustuslahjat vain 50 %.

 

Käytännön vinkkejä yrittäjälle

• Älä anna rahaa tai yleislahjakortteja, jos tavoitteena on verovapaus lahjan saajalle.
• Pidä lahjat kohtuullisina ja varmistu, että ne annetaan tasapuolisesti.
• Kirjaa kustannukset oikein: merkitse ostotositteelle lahjan saaja tai kohderyhmä.
• Dokumentoi kaikki: verotarkastuksissa lahjat ovat usein tarkasteltava erä.

 

 

Lähteet:

Verohallinto: Henkilökuntaedut verotuksessa

Verohallinto: Oman käytön ja alivastikkeellisten luovutusten arvonlisäverotus

Verohallinto: Markkinointi- ja edustustilaisuudet arvonlisäverotuksessa

Verohallinto: Arvonlisäveron vähennysoikeudesta

 

 

Artikkelin kirjoittaja:
Marjut Wallin
asiakas- ja palveluvastaava, talousasiantuntija, KLT, BA
Satakunnan Yritystili Oy

 

***

Satakunnan Yritystili Oy on Satakunnan alueella toimiva auktorisoitu tilitoimisto, jonka omistaa Satakunnan Yrittäjät ry. Satakunnan Yritystili Oy palvelee asiakkaitaan kaikissa taloushallintoon liittyvissä kysymyksissä.

Etkö ole vielä asiakkaamme, mutta kiinnostuit palveluistamme?
Ota yhteyttä tai jätä tarjouspyyntö.