EU:n tietosuoja-asetus – huomioitavaa pähkinänkuoressa

25.5.2018 voimaan tuleva EU:n tietosuoja-asetus tuo lähes jokaiselle yrittäjälle uusia velvoitteita. Yrityksillä on rekistereissään asiakkaidensa, työntekijöidensä tai yhteistyökumppaneidensa henkilötietoja. Henkilötietojen käsittelyn on oltava tietosuoja-asetuksen mukaista.

Yrityksissä täytyy olla rekisteriseloste yleisesti saatavilla. Rekisterinpitäjän on laadittava jokaisesta henkilörekisteristä (esim. asiakasrekisteri, henkilöstöhallinnon rekisteri) rekisteriseloste.

Tietosuojaseloste on laajennettu rekisteriseloste, jossa lisäksi informoidaan rekisteröidyn oikeuksista. Tämä koskee lähinnä yrityksiä, jotka harjoittavat suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta.

Tietoturva-asetuksen perusteet:

• yrityksessä käsitellään vain sellaisia tietoja, jotka on lainmukaisesti hankittu
• tietoja säilytetään vain sen tietyn ajan, joka on tarpeen
• suojellaan tietoa lainvastaiselta käytöltä; ne henkilöt, keiden tehtäviin kuuluu käsitellä tiettyä tietoa, tekevät näin, eivätkä muut henkilöt.

Tietosuoja-asetus velvoittaa muun muassa yrityksen tekemään omaan käyttöön selosteen henkilötietojen käsittelytoimista, silloin jos henkilötietoja käsitellään useammin kuin satunnaisesti. Viranomainen voi pyytää sitä tarvittaessa.

Tarkentavia tietoja ja mallilomakkeita rekisteriselosteeksi ja tietosuojaselosteeksi löydät oheisen linkin takaa:

http://www.tietosuoja.fi/fi/index/materiaalia/lomakkeet/rekisteri-jatietosuojaselosteet.html

Toukokuusta alkaen tulee olla tehtynä rekisteriselosteet henkilöstöhallinon rekisteristä (oma henkilökunta), asiakasrekisteristä ja muista mahdollisista henkilötietoja sisältävistä rekistereistä.

Mikäli tunnet rekisteriotteiden täyttämisen haastavaksi, ota yhteyttä.
Palvelumme kattavat myös rekisteriselosteiden laatimisen.

Miia Hietanen, toimitusjohtaja, KLT, BA
miia.hietanen@satakunnanyritystili.fi / puh. 050 312 9306