Hyvityslasku tai virheellinen lasku, käsitteleminen kirjanpidossa
Hyvityslasku tarkoittaa aiemmin asiakkaalle lähetetyn laskun hyvittämistä osittain tai mitätöimistä kokonaan. Asiakkaan reklamoidessa saamastaan suoritteesta tai myyjän lähettäessä laskun virheellisesti tai virheellisin tiedoin, voidaan joutua laatimaan hyvityslasku, jolla palautetaan osa asiakkaan maksusuorituksesta tai perutaan aiemmin lähetetty lasku kokonaan.
Hyvityslaskun laatiminen ja käsitteleminen kirjanpidossa on tärkeää osata tehdä oikein, sillä myös hyvityslasku on tosite kirjanpitoa varten. Kirjanpidon tositteen tulee aina eritellä liiketapahtuman tiedot riittävän tarkasti, sillä kirjanpito perustuu tositteisiin (kuten laskuihin ja kuitteihin). Hyvityslaskulla tulee mainita, mitä aiemmin lähetettyä myyntilaskua hyvityslasku koskee.
Laskun hyvittämisessä otetaan huomioon, onko lasku jo maksettu vai vielä kokonaan maksamatta. Mikäli laskua ei ole maksettu, se voidaan hyvittää kokonaisuudessaan ja tarvittaessa laatia uusi myyntilasku oikeilla tiedoilla. Laskun ollessa kokonaan aiheeton, pelkkä hyvityslasku riittää. Jos virheellinen lasku on jo maksettu, tulee hyvityslaskun lisäksi palauttaa liikasuoritus asiakkaalle tai vaihtoehtoisesti kohdistaa liikasuoritus vähentämään asiakkaan seuraavan laskun loppusummaa.
Laskun mitätöinti
Mikäli toimitettu myyntilasku on kokonaan virheellinen tai jopa aiheeton, mutta asiakas ei ole sitä ehtinyt vielä maksaa, voidaan lasku mitätöidä toimittamalla asiakkaalle uusi lasku, joka kumoaa aiemmin lähetetyn. Käytännössä tämä tarkoittaa virheellisen laskun lähettämistä uudelleen, mutta negatiivisena. Jos alkuperäisellä myyntilaskulla on ollut alv käsittely, tulee se näkyä negatiivisena hyvityslaskulla. Tämän tositteen avulla virheellinen tai aiheeton lasku kumoutuu sekä myyjän että ostajan kirjanpidossa.
Osahyvitys
Reklamaatiotilanteessa tai kun osa laskusta on virheellinen, voidaan laatia myyntilaskua vastaan osahyvityslasku. Tällöin vain se osa alkuperäistä laskua hyvitetään, joka on ollut aiheeton. Esimerkiksi reklamoitaessa yhdestä tuotteesta, vain kyseisen tuotteen osalta hyvitetään alkuperäistä laskua ja palautetaan asiakkaalle tätä laadittua hyvityslaskua vastaava summa.
Arvonlisävero hyvityslaskulla
Arvonlisävero tulee huomioida myös hyvityslaskulla, mikäli se on käsitelty alkuperäiselläkin laskulla. Mikäli asiakkaan aiempaa maksusuoritusta hyvitetään asiakkaan seuraavaan ostolaskuun, suorituksessa ei huomioida arvonlisäveroa. Ainoastaan tuotteen tai palvelun hyvittämisen laskurivillä käsitellä arvonlisävero.
Virheellisen laskun ja reklamaation kohdalla tulee ottaa huomioon ajallinen kohdistaminen eli mille arvonlisäverokaudelle nämä liiketapahtumat kuuluvat. Arvonlisävero tulee ilmoittaa sille kuukaudelle, jolloin suorite on tapahtunut. Arvonlisäveroilmoitusta on korjattava, mikäli veron määrä (maksettava tai palautettava) ylittää 500 euroa.
Artikkelin kirjoittaja:
Kaisa Rosnell
talousasiantuntija
Satakunnan Yritystili Oy
Procountor-käyttäjä, lue ohjelmiston ohjeet hyvityslaskuista:
***
Satakunnan Yritystili Oy on Satakunnan alueella toimiva auktorisoitu tilitoimisto, jonka omistaa Satakunnan Yrittäjät ry. Satakunnan Yritystili Oy palvelee asiakkaitaan kaikissa taloushallintoon liittyvissä kysymyksissä.
Etkö ole vielä asiakkaamme, mutta kiinnostuit palveluistamme?
Ota yhteyttä tai jätä tarjouspyyntö.