Miten valmistautua tilinpäätökseen

Tilinpäätökseen valmistautuminen on olennainen osa liiketoiminnan vuosittaista rutiinia, ja sen asianmukainen toteuttaminen auttaa varmistamaan sujuvan tilinpäätösprosessin. Tilinpäätökseen valmistautuminen alkaa tilitoimistossa jo hyvissä ajoin ennen tilikauden vaihdetta. Jo ennakkoon puuttuvista kuiteista informoidaan asiakasta, tase-erittelyjä siistitään, liitetietopohjia luonnostellaan ja aikatauluja suunnitellaan. Myös yrityksissä kannattaa jo ennakkoon valmistautua tulevaan tilinpäätökseen ja nopeuttaa näin tilinpäätöksen valmistumista. Huolellinen tilinpäätöksen suunnittelu hyvissä ajoin ennen tilinpäätöstä myös mahdollistaa muutosten tekemisen ja reagoinnin.

Paras tilanne on se, että kirjanpito on hoidettu hyvin koko tilikauden ajan ja mm. puuttuvat tositteet on toimitettu aina hyvissä ajoin, viimeistään seuraavan kuun materiaalin yhteydessä. Ajantasainen kirjanpito helpottaa tilinpäätöstä ja sähköinen taloushallinto mahdollistaa sen, että tositteet löytyvät jo valmiina kirjanpitojärjestelmästä. Hyvä tilinpäätökseen valmistautuminen vaatii aktiivista kanssakäymistä kirjanpitäjän kanssa. Yrityksen strategian ja tulevaisuuden suunnitelmien kartoittaminen auttaa varmistamaan, että tilinpäätös tukee liiketoiminnan pitkän aikavälin tavoitteita.

Mukaan tilinpäätösmateriaaliin pitää toimittaa myös seuraavalla tilikaudella erääntyvät osto- ja myyntilaskut, jotka kuuluvat suoriteperiaatteen mukaan päättyvälle tilikaudelle, käteiskassan saldo tilinpäätöspäivänä sekä inventaario varaston arvosta ja / tai keskeneräisistä töistä tilinpäätöspäivältä ja toimittaa allekirjoitettuna kirjanpitoon.
Mikäli palkanlaskenta hoidetaan asiakkaalla itsellään, tulee toimittaa ajantasainen tieto lomapalkkavelasta, jotta se jaksotettuine sivukuluineen saadaan täsmällisinä kirjattua. Tilinpäätöksen liitetietoja varten tarvitaan myös tieto keskimääräisestä henkilöstön lukumäärästä tilikauden aikana.

Investointien osalta on kirjanpitäjän kanssa hyvä keskustella aktivointien tekemisestä ja tarkistaa, että poistosuunnitelmat ovat edelleen ajankohtaiset. Poistoilla pystytään vaikuttamaan toisinaan melkoisestikin tilinpäätöksen tulokseen. Myös oman pääoman tilanteen kartoittaminen on hyvä tehdä ennen tilinpäätöstä.

Osa asiakirjoista tarvitaan kolmansilta osapuolilta. Pankeilta tarvitaan pankkitileistä saldovahvistukset tilinpäätöspäivänä sekä mahdollisista sijoituksista salkkuraportit tai muut omaisuusluettelot, joista selviää omaisuuserän hankintahinta sekä tilinpäätöspäivän markkinahinta. Pankeilta ja rahoituslaitoksilta tulee pyytää myös lainojen ja osamaksujen tilinpäätöspäivän saldovahvistukset, joista selviää mm. ajantasainen lainan saldo sekä maksetut korot ja vielä tilikaudelle kuuluvat, maksamattomat korot sekä vakuudet.
Tieto erilaisista taseen ulkopuolisista eristä on myös syytä toimittaa tilinpäätöstä varten. Tällaisia eriä ovat esimerkiksi vuokravastuut, leasingvastuut ja -sopimukset, yritysjärjestelyt, omistajanvaihdokset, osakeannit, merkintäoikeudet sekä konsernijärjestelyt. Osake- ja osakasluettelot tulee toimittaa, mikäli tilikauden aikana on tullut muutoksia tai osakeanteja. Hallituksen ja yhtiökokouksen pöytäkirjat ja mahdolliset toimittamattomat kauppakirjat omistuksista tulee myös toimittaa tilinpäätöstä varten. Tilinpäätökseen tarvitaan myös tiedot mahdollisista olennaisista riitatilanteista ja oikeudenkäynneistä tai vahingonkorvauksista.

Muistilista tilinpäätöksen valmistautumisesta:
– pankeilta tilien saldotodistukset
– tiedot veloista, vastuista, johdannaisista ja arvopapereista
– varastoinventaari
– hallituksen ja yhtiökokouksen pöytäkirjat
– valmistelupalaveri kirjanpitäjän kanssa
– tuloslaskelman, taseen ja pääkirjan läpikäynti
– yksittäisten poikkeavuuksien selvittäminen
– tuottojen ja kulujen jaksotukset
– omaisuuserien arvostukset
– poistot
– mahdolliset aktivoinnit
– oman pääoman tilanteen kartoittaminen
– taseen ulkopuoliset erät, kuten vuokravastuut, yritystä vastaan nostettu oikeusvaade, poikkeukselliset tapahtumat ja sopimukset, omistajan vaihdokset, omien osakkeiden hankinnat, liiketoimintakaupat, rahoituskierrokset ja rahoitussuunnitelmat

 

Artikkelin kirjoittaja:
Miia Hietanen
Toimitusjohtaja, KLT, BA
Satakunnan Yritystili Oy

 

Kattavan, ladattavan pdf-tiedoston saat tästä linkistä: Tilinpäätöksen muistilista 

 

***

Satakunnan Yritystili Oy on Satakunnan alueella toimiva auktorisoitu tilitoimisto, jonka omistaa Satakunnan Yrittäjät ry. Satakunnan Yritystili Oy palvelee asiakkaitaan kaikissa taloushallintoon liittyvissä kysymyksissä.

Etkö ole vielä asiakkaamme, mutta kiinnostuit palveluistamme?
Ota yhteyttä tai jätä tarjouspyyntö.