Siirry sisältöön
Etusivu » Artikkelit » Sähköinen allekirjoitus – miksi sitä kannattaa hyödyntää?
Sähköinen allekirjoitus – miksi sitä kannattaa hyödyntää

Sähköinen allekirjoitus – miksi sitä kannattaa hyödyntää?

Luotettava sähköinen allekirjoitus helpottaa arkea monilla tavoin, sekä tarjoaa nykyaikaisen tavan varmistua allekirjoittajan identiteetistä. Sähköistä allekirjoitusta hyödyntämällä voidaan välttää ylimääräistä paperin tulostamista, skannausta ja postittamista. Sähköisen allekirjoituksen voi tehdä missä ja milloin vain – paikkariippumattomuudesta ja nopeudesta on hyötyä erityisesti silloin, jos samalla asiakirjalla on useita allekirjoittajia. Tyypillinen kohde sähköiselle allekirjoitukselle on jokin PDF-asiakirja, kuten sopimus, tilaus, pöytäkirja tai tilinpäätös.

 

Miksi kannattaa hyödyntää sähköistä allekirjoitusta?

 

1.Turvallisuus ja luotettavuus

Vahvimmillaan sähköinen allekirjoitus on juridisesti sitova ja luotettava. Erilaisia allekirjoituspalveluja on saatavilla lukuisilta palveluntarjoajilta. Näissä perusidea on se, että henkilö tunnistetaan sähköisen järjestelmän kautta ja näin hänet valtuutetaan allekirjoittamaan tietty asiakirja. Sähköisen allekirjoituksen kutsu voidaan lähettää yleensä allekirjoituspalvelusta joko sähköpostilla tai tekstiviestillä.

Useimmissa allekirjoituspalveluissa on valittavana kaksi vaihtoehtoa henkilön tunnistamiseen: allekirjoitus vahvalla tunnistautumisella ja allekirjoitus kevyellä tunnistautumisella.

 

Vahva tunnistautuminen

Vahvassa tunnistautumisessa allekirjoituskutsun vastaanottaja tunnistautuu henkilötunnuksella, tunnistautumispalvelun kautta. Tunnistautumisjärjestelmiä ovat esimerkiksi pankkien myöntämät verkkopankkitunnukset tai puhelimen SIM-kortissa oleva mobiilivarmenne.

 

Kevyt tunnistautuminen

Kevyessä tunnistautumisessa allekirjoittaja voidaan tunnistaa esimerkiksi sähköpostilla tai tekstiviestillä toimitetun koodin tai linkin avulla. Kevyt tunnistautuminen toimii niin, että allekirjoituskutsun vastaanottaja jättää allekirjoituksensa piirtämällä sen digitaalisesti asiakirjan allekirjoituskenttään.

 

Sähköisessä allekirjoittamisessa kannattaa lähtökohtaisesti käyttää vahvinta mahdollista tunnistautumista, sillä sen sitovuus on helpoin todistaa myös jälkikäteen. Myös tietyt tahot, esimerkiksi pankit, saattavat edellyttää tietyn tasoista sähköistä allekirjoitusta.

 

2.Riippumattomuus paikasta ja ajasta

Sähköisen allekirjoituksen voi tehdä käytännössä missä ja milloin vain. Erityisesti etätyön lisäännyttyä on hyödyllistä, että asiakirjoja on mahdollista allekirjoittaa myös etäyhteyksien päässä. Paikkariippumattomuudesta on hyötyä erityisesti silloin, jos samalla asiakirjalla on useita allekirjoittajia. Sähköistä allekirjoitusta hyödynnettäessä, allekirjoittajien ei tarvitse kokoontua samaan paikkaan, vaan jokainen voi allekirjoittaa asiakirjan tahoillaan.

 

3.Nopeus, vaivattomuus sekä ympäristöystävällisyys

Asiakirjan allekirjoitus sähköisesti sujuu lähes yhtä nopeasti ja helposti kuin allekirjoittaminen kynällä paperille. Ajan säästöjä tapahtuu etenkin asiakirjan käsittelyssä:

  • Asioiden hoitaminen nopeutuu, kun asiakirjoja ei tarvitse skannata tai tulostaa ja lähettää paperipostilla.
  • Asiakirjan voi tallentaa paikkaan, josta se on tarpeen mukaan oikeiden henkilöiden saatavilla.
  • Sähköisen asiakirjan lähettäminen vastaanottajalle onnistuu hetkessä esimerkiksi sähköpostilla.

 

Sähköisesti allekirjoitetun asiakirjan käsittelykin tapahtuu sähköisesti. Asiakirjaa ei ole tarpeen tulostaa, eikä sen fyysistä säilytystä tarvitse tällöin miettiä, sillä erilaisia sähköisiä työtilaratkaisuja hyödyntäen voidaan varmistua asiakirjan turvallisesta ja aikaa kestävästä säilytyksestä. Paperin vähentäminen on myös ympäristöystävällinen valinta.

 

Sähköiset allekirjoitukset Satakunnan Yritystilin kautta

Asiakkaamme saavat halutessaan hoidettua kauttamme Docue-palvelun avulla sähköiset allekirjoitukset mm. tilinpäätöksiin ja pöytäkirjoihin. Hyödyntääksesi sähköistä allekirjoittamista kauttamme, olethan yhteydessä kirjanpitäjääsi.

 

Sähköiset allekirjoitukset Procountor Allekirjoitus -palvelulla

Ohjelmistokumppanimme Accountor Finago on julkaissut Procountor Allekirjoitus -palvelun, jonka voit halutessasi ottaa yrityksesi käyttöön. Lue lisää Procountor Allekirjoitus -palvelusta ja sen käyttöönotosta.

 

 

Artikkelin kirjoittaja:

Marjut Wallin

Talousasiantuntija, asiakas- ja palveluneuvoja

Satakunnan Yritystili Oy

 

***

Satakunnan Yritystili Oy on Satakunnan alueella toimiva auktorisoitu tilitoimisto, jonka omistaa Satakunnan Yrittäjät ry. Satakunnan Yritystili Oy palvelee asiakkaitaan kaikissa taloushallintoon liittyvissä kysymyksissä.

Etkö ole vielä asiakkaamme, mutta kiinnostuit palveluistamme?
Ota yhteyttä tai jätä tarjouspyyntö.