Kirjanpitoaineiston arkistointi ja säilyttäminen
Kirjanpitolaki määrää ja Kirjanpitolautakunta (KILA) ohjaa menetelmäohjeessa kirjanpitoaineiston arkistoimisesta ja sen säilyttämisestä. Arkistoitava palkanlaskennan aineisto perustuu edellä mainittujen lisäksi mm. työlainsäädäntöön, verohallinnon ohjeisiin ja tietosuoja-asetukseen. On tärkeää muistaa, että kirjanpitoaineiston arkistointi ja säilyttäminen ovat yritykselle lakisääteinen velvollisuus.
Lakisääteinen vastuu kirjanpitoaineiston säilyttämisestä on aina kirjanpitovelvollisella eli yrityksen johdolla, vastuunalaisella päämiehellä, hallituksella tai muulla vastaavalla taholla, vaikka usein tilitoimisto hoitaakin arkistoinnin käytännössä. Arkistoidun materiaalin säilyttämisestä ja luovuttamisesta edelleen kirjanpitovelvolliselle sovitaan yleensä toimeksiantosopimuksella. Yrityksen toiminnan päättyessä rekisteriviranomaiselle on ilmoitettava se taho, joka kirjanpitoa säilyttää.
Kirjanpitoaineisto voidaan arkistoida paperisesti, tiedostoina, kirjanpitojärjestelmän tietokantaan tai näiden yhdistelmänä. Tärkeintä on, että kaikki vaadittu aineisto säilytetään ja se on luettavissa. Kirjanpitoaineistoa on säilytettävä suojatussa ympäristössä ja varmistettava, että aineistoon pääsee käsiksi vain ne henkilöt, joilla on oikeus tarkastella aineistoa. Mikäli kirjanpitoaineistoa säilytettään paperisesti, tulee tämä tehdä lukitussa tilassa, johon ulkopuolisilla ei ole pääsyä. Sähköisessä muodossa oleva kirjanpitoaineisto tulee säilyttää tietoturvallisesti ja käyttöoikeudet saa luovuttaa vain henkilöille, joilla on lainmukainen oikeus aineiston tarkasteluun. Sähköisessä muodossa oleva aineisto on hyvä varmuuskopioida ja tarkistaa varmuuskopion toimivuus aika ajoin.
Kirjanpidon arkistoiminen on tavallisesti tilikauden jälkeisten tapahtumien viimeinen vaihe. Kun tilikausi on saatu päätökseen ja tilinpäätös sekä tarvittavat asiakirjat- ja viranomaisilmoitukset on laadittu, on aika arkistoida päättyneen tilikauden aineisto. Kirjanpitoaineiston säilytysaika riippuu aineiston laadusta. Lähtökohtaisesti tositeaineisto tulee säilyttää 6 vuotta tilikauden päättymisestä ja pääkirjanpito 10 vuotta tilikauden päättymisestä. Yhtiön hallintoon liittyvät pöytäkirjat tulee säilyttää jatkuvasti koko toiminnan ajan.
Alla esimerkkejä arkistoitavasta kirjanpitoaineistosta sekä niiden säilytysajoista.
6 vuotta säilytettävä aineisto
Tositeaineisto, kuten
- tiliotteet, kassakirjat
- myynti- ja ostolaskut
- kuitit ym. tositteet
- kirjanpidon täsmäytys- ja oikaisutositteet
- tulovero- ja arvonlisäveroilmoitukset
- työsopimukset, tunti-ilmoitukset, palkkalaskelmat, maksuluettelot, palkkatilastot, ay-maksut ja ulosottoa todentavat tositteet, kuukausittaiset tulorekisteri-ilmoitukset jne.
- muu kirjanpitoaineisto, jolle ei ole laissa määritelty pidempää säilytysaikaa
10 vuotta säilytettävä aineisto
Pääkirjanpitoaineisto, kuten
- tilinpäätös ja sen liitetiedot
- toimintakertomus
- päivä- ja pääkirjat
- tase-erittelyt
- tililuettelo sekä luettelo kirjanpidosta ja aineistoista,
sekä palkkakirjanpitoaineisto, kuten
- palkka/-tapahtumalista
- palkanlaskennan tiliöintiyhteenveto kirjanpitoon
- lomapalkkavelka- ja muut jaksotustositteet
- palkkakortit kalenterivuosittain jne.
Lisäksi voidaan arkistoida esimerkiksi eri tahoilta saataviin tukiin liittyviä hakemuksia ja päätöksiä. Näiden arkistoinnissa on noudatettava tukipäätöksessä olevaa arkistointiaikaa.
Artikkelin kirjoittaja:
Kaisa Rosnell
talousasiantuntija
Satakunnan Yritystili Oy
***
Satakunnan Yritystili Oy on Satakunnan alueella toimiva auktorisoitu tilitoimisto, jonka omistaa Satakunnan Yrittäjät ry. Satakunnan Yritystili Oy palvelee asiakkaitaan kaikissa taloushallintoon liittyvissä kysymyksissä.
Etkö ole vielä asiakkaamme, mutta kiinnostuit palveluistamme?
Ota yhteyttä tai jätä tarjouspyyntö.