Mitkä ovat lakisääteiset työaika-asiakirjat
Työaika-asiakirjat ovat erilaisia työaikakirjanpitoon liittyviä asiakirjoja, joita työaikalaki velvoittaa työnantajaa pitämään. Työaika-asiakirjoja ovat työajan tasoitussuunnitelma, työvuoroluettelo sekä työaikakirjanpito. Näiden lisäksi laissa on vielä vaihtelevan työajan sopimuksia koskevia vaatimuksia työvuorosuunnittelussa ja määräykset moottoriajoneuvon kuljettajan henkilökohtaisesta ajopäiväkirjasta. Työsuojeluviranomainen usein pyytää tarkastuksien yhteydessä jäljennöksiä työajan tasoittumissuunnitelmasta, työvuoroluettelosta sekä työaikakirjanpidosta. Työaika-asiakirjoihin liittyy velvoitteita myös niiden säilyttämisajoista.
Työajan tasoittumissuunnitelmalla tarkoitetaan suunnitelmaa työajan tasoittumisesta, kun työaika on järjestetty keskimääräiseksi. Tämä tarkoittaa työaikajärjestelyä, jossa viikoittainen työaika tasoittuu keskimäärin enintään 40 tuntiin viikossa 52 viikon tasoittumisjakson aikana. Tasoittumisjakso voi olla myös tätä lyhyempi, esimerkiksi 26 viikkoa tai 6 kuukautta. Keskimääräisen työajan tasoittumisjakson pituudesta on usein määrätty työehtosopimuksissa. Työajan tasoittumissuunnitelmasta tulee ilmetä siis työntekijän kunkin viikon säännöllinen työaika ja se tulee laatia työajan tasoittumisjakson mittaiseksi.
Työvuoroluettelo on luettelo tai lista, josta tulee käydä ilmi työntekijän säännöllisen työajan alkamis- ja päättymisajankohdat sekä tauot. Työvuoroluettelon ja työajan tasoittumissuunnitelman tulisi olla laadittu samalle ajalle, paitsi jos se on tasoittumisjakson pituuden tai työn epäsäännöllisyyden vuoksi hankalaa. Työaikalain mukaan työvuoroluettelo tulee laatia vähintään viikon ajanjakson pituiseksi. Työvuoroluetteloa laadittaessa työntekijälle, luottamushenkilölle tai luottamusvaltuutetulle tulee antaa tilaisuus esittää siitä mielipiteensä, jos he sitä vaativat.
Työvuoroluettelo tulee antaa tai muuten saattaa työntekijän tietoon kirjallisesti vähintään viikkoa ennen luettelossa olevan ajanjakson alkamista. Kun työvuoroluettelo on annettu työntekijälle, sitä saa muuttaa vain painavasta syystä tai työntekijän suostumuksella. Jos säännöllinen työaika sijoittuu aina samalle ajalle, esimerkiksi maanantaista perjantaihin kello 8–16, saadaan työvuoroluettelo antaa toistaiseksi voimassa olevana. Joissakin tapauksissa liukuvan työajan ja joustotyöajan sopimukset korvaavat työvuoroluettelon. Työvuoroluettelot tulee säilyttää kaksi vuotta sen kalenterivuoden päättymisestä, jota työvuoroluettelo koskee, jos ne eivät ilmene työaikakirjanpidosta. Esimerkiksi vuoden 2021 työvuoroluettelot tulee säilyttää vuoden 2023 päättymiseen saakka.
Työaikakirjanpidolla tarkoitetaan nimensä mukaisesti kirjanpitoa työntekijöittäin tehdyistä työtunneista sekä niistä maksetuista korvauksista. Siihen merkitään säännöllisen työajan tunnit, lisä-, yli-, hätä- ja sunnuntaityötunnit ja niistä maksetut korvaukset tai vaihtoehtoisesti kaikki työtunnit yhteensä ja erikseen yli-, hätä- ja sunnuntaityötunnit ja niistä maksetut korotusosat. Käytännössä työaikakirjanpito sisältää työntekijöiden tuntilistat ja palkkalaskelmat. Työaikakirjanpito on säilytettävä työvuoroluettelon tavoin kaksi vuotta sen kalenterivuoden päättymisestä, jota työaikakirjanpito koskee.
Työaikakirjanpito ja suurimmaksi osaksi työaika-asiakirjat on mahdollista hoitaa myös sähköisesti. Paperisten tuntilappujen täyttämisen sijaan työnantaja tai työntekijä voivat kirjata työtunnit sähköiseen järjestelmään, josta ne on helppo siirtää eteenpäin palkanlaskentaan. Näin kirjatut työtunnit ovat helposti saatavilla ja varmemmassa tallessa. Lisäksi useimmat sähköiset tuntien kirjausjärjestelmät toimivat mobiililla. Kannattaa siis ehdottomasti ottaa yhteyttä omaan tilitoimistoon tai palkka-asiantuntijaan, jos paperisten tuntilappujen tai Excel-listojen käsittely kyllästyttää.
Artikkelin kirjoittaja:
Minna-Mari Pohjanpalo
palkka-asiantuntija, PHT
Satakunnan Yritystili Oy
***
Etsitkö ratkaisua työajanseurantaan?
Tutustu näihin selainpohjaisiin työajanseurantaratkaisuihin:
***
Satakunnan Yritystili Oy on Satakunnan alueella toimiva auktorisoitu tilitoimisto, jonka omistaa Satakunnan Yrittäjät ry. Satakunnan Yritystili Oy palvelee asiakkaitaan kaikissa taloushallintoon liittyvissä kysymyksissä.
Etkö ole vielä asiakkaamme, mutta kiinnostuit palveluistamme?
Ota yhteyttä tai jätä tarjouspyyntö.